秘书的思维过程要素包括?

513好学 2023-08-16 20:04 编辑:admin 292阅读

秘书的思维过程要素包括?

包括衣食住行,吃穿用度的布置

怎么样理解领导的秘书观与秘书的秘书观

怎么样理解领导的秘书观与秘书的秘书观

一、秘书与领导的关系分析

(一)秘书与领导在人格地位上是平等的

秘书和领导的关系是建立在公民人格平等的基础上的。无论是领导使用秘书,还是秘书服务于领导,都不能违背公民的基础权利和义务,否则秘书和领导就会出现不正常的关系。例如,若把领导与秘书工作上的上下级关系搞成人身依附关系或领导将其秘书视为仆人,不尊重其人格和人身自由;秘书将其领导视为主人,把向人民负责向组织负责,向领导负责的一致性,变为对领导个人负责,无论是否违纪违法都惟命是从。这种人身依附关系,不仅不利于于工作和事业的发展,而且极有可能酿成大错,走向反面,造成极大的危害和损失。

因此不管是领导还是秘书,都要尊重对方基本的公民权利,都要自觉帮助对方履行公民的义务,都要自觉抵制违法违纪的行为。

(二)秘书与领导在工作职能上的上下级主辅关系

秘书的工作主要是围绕领导的工作需要而展开,辅助与服务于领导工作,当好领导的参谋及助手,秘书在与领导相处时.要主动领会领导的意图。切记自己起的是辅助、参谋的作用,最后还是由领导作决定,不要形成喧宾夺主的印象。

(三)秘书与领导在工作过程中具有主从性

在工作过程中,领导是处于主动地位,发起及推动整个工作的发展;秘书在其中处于被动地位,主要是辅助领导。秘书活动、秘书行为是领导意志的反映,是领导行为的补充和有效延伸。秘书必须以领导的意志为意志,在全部工作和活动中一丝不苟地贯彻落实领导的意志,充分反映领导的意图,这也是秘书人员的社会地位和工作职能所决定的。

(四)秘书与领导在工作上具有互补性

1、知识结构的互补

现代管理要求领导具备广博的知识,但领导作为普通的人,自然总有智力、能力和知识上的欠缺,也因为如此才需要秘书。共神和同的工作内容要求秘书与领导有部分相同的知识结构,但绝不是全部相同,还要有不同侧重的知识面。秘书某方面的知识侧重点,将是领导这方面知识不足的补充。倘若秘书的知识结构、知识水准和领导完全相同,也就失去了自身存在的意义。所以在对秘书人员素质要求中,要求他们对工作中所涉及到的各种知识都能有所了解或掌握,尤其是要集中精力专攻领导工作确实需要、但领导却知之甚少或无暇顾及的知识,创造自己的知识优势,为知识补偿奠定基础。

2、能力上的互补

由于领导和秘书的工作责任、工作重点有所不同,所以他们的能力结构也有所不同。一般来说领导的能力要比秘书强,但领导也并非全游棚盯能者,在某些方面总会有所欠缺,需要秘书予以补偿。首先是写作能力的补偿。写作,特别是应用文的写作,这是秘书的看家本领,这往往能给予领导极大的帮助,以弥补领导在写作能力方面的欠缺。其次是办事能力的补偿。办事干练,井井有条,这是秘书必备的能力,也是秘书取得领导赏识的重要因素。再次是公关和协调能力的补偿。现代管理和伍需要管理人员具备较高的公关能力和协调能力,然而有些领导往往无暇顾及或缺乏这两方面的能力,因此秘书人员应当掌握较高的公关能力和协调能力,理顺本单位内部上下级之间、部门之间以及本单位与外单位之间的各种关系,树立本单位良好的组织形象。

3、思维上的互补

秘书的思维必须是领导思维的补充和扩展。这一方面表现在秘书应沿着领导的思维轨迹,把领导的思想、意图加以充实、发展和完善;另一方面,秘书应在目标一致的基础上,从不同的思维角度、思维取向、思维重点和思维方法,同领导的思维相互碰撞、相互磨合,从而

实现思维的互启互补。总之,秘书与领导的思维应在总体目标一致的基础上切磋磨合、取长补短。

二、秘书处理与领导关系应注意的问题

(一)忌越权越位。秘书是领导的参谋和助手,必须时刻保持清醒的角色意识,找准自己的位置,决不能越权越位。就算你和领导相处得十分融洽,也一定不能替领导做主、替领导拿主意。秘书工作是辅助性的被动工作,怎样从被动中寻找主动,就要看秘书的工作艺术了。我认为,秘书应该争取与领导同步了解和掌握全局情况,主动排除干扰领导工作的各种因素;要研究领导工作的思路,分析领导的意图,并加以理解、完善;要积累和储存有关工作资料,该熟记的要熟记,该保存的要保存,以便及时为领导提供参考。

(二)忌斤斤计较。受客观环境和现实条件制约,一个单位、一个部门不可能在工作分工、利益分配、人事安排、业绩评估等方面绝对公平,在这种情况下,个人有想法是正常的,但注意不要把想法转化成对组织、对领导的埋怨。这种心理上的阴影一旦形成,就会导致心理失衡,影响自己和领导的关系,严重的甚至会出现对领导部署的工作消极懈怠、对领导的要求置若罔闻、对领导的威信恣意破坏的现象。作为秘书,一定要树立正确的荣辱观,不要过于看重一时一事的得失,而要注重领导对自己的综合印象和整体评价。要相信,只要踏踏实实工作、勤勤恳恳付出,必定能得到领导的公正评价。

(三)忌轻易泄密。秘书贴近领导,知道秘密早,掌握秘密多,保密的责任特别重大,稍有疏忽就会带来不堪设想的后果。因此,秘书必须有很强的保密意识,在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心。要遵守党纪政纪国法,严格按规章制度和保密守则办事,增强保密意识,养成高度自觉的保密习惯,做到不该问的不问、不该看的不看、不该听的不听、不该记的不记、不该说的不说。

(四)忌冲动易怒。秘书和领导在思想上有分歧、性格上有差异、工作中有冲突,并由此引发一些矛盾是难免的。作为秘书,对这些矛盾要正确对待、正确处理。领导批评自己,包含很多关心自己、对工作负责的成分,秘书要多从这个角度理解领导批评的用意,有则改之,无则加勉。领导因为不了解情况而会对自己造成误会,此时一定要保持冷静。许多事例证明,在误会面前表现出沉着冷静的秘书,误会消除后会更加得到领导的信赖与赏识。

(五)忌不分轻重。工作场合不要和领导过于随便,言谈举止上要对领导表示出敬意。如果因为和领导私交很好就得意忘形,不但会引起领导的反感,也会引起别人的误会。不管自己和领导的个人关系怎样,或者对他有怎样的看法,工作场合领导就是领导,要以实际行动维护领导的权威。特别是在外人面前,对领导一定要以礼相待。

三、秘书处理与领导关系的方法技巧

(一)提高自身素质,做到有效服务

秘书要处理好与领导的关系,关键在有效的服务,而做到有效的服务,决定因素是:才干、品德、性格的素质。

首先,要具备较强的办事能力,增强职业才干。办事能力除了必须具有撰写公文、组织会议、辅助决策、沟通信息、协调关系、办理事务等方面的能力外,在表达能力、交际能力、应变能力、管理能力、操作能力、调研能力等均有更高的要求。特别是与不同人交往的能力、应付复杂关系的能力、协调不同行为主体关系的能力,了解新情况处理新问题的能力等,秘书必须达到一定的水平。作为一名当代合格的秘书,不仅要有合理的知识结构,还必须具有较合理的能力结构。这是做好秘书工作的基础,也是处理好与领导关系的基本出发点。

其次,秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时,必须自觉加强秘书意识与气质的修养。秘书应对自己的工作持以乐观、满腔热忱的心理和一丝不苟,尽善尽美的办事态度。提高素质,应做到时时虚心,处处留心,事事用心,从多方面、多角度强化素质。这种素质的建设是个长时间的渐进过程,不能期望一蹴而就,要持之以恒,坚持不

(二)正确领会领导意图

首先,秘书要尊重领导,了解领导。领导都有各自的性格特点、思维方式、工作方法、处事习惯等,秘书了解领导,特别是掌握领导在长期工作中所形成的思维方式和工作方式,有助于秘书准确、系统地领会领导意旨。其次,当秘书对领导意旨未完全理解时,应耐心请示,明了意旨,这样就会避免在执行领导指示的过程中出现偏差。第三,秘书人员在执行领导的指示、决定过程中或处理完工作事项后,应适时向领导报告。报告应简洁、得体,抓住重点,清楚明了,不可繁冗拖沓。报告完毕,要耐心认真地听取领导的评价或指示意见。秘书及时向领导报告工作,听取领导的指示,也是领会领导意旨的重要途径。

(三)维护领导的形象和尊严

秘书人员作为领导的最直接下属,应时刻注意尊重领导,维护领导的形象和尊严。首先,秘书人员应坚决维护领导权威。服从服务于领导是秘书人员的天职,也是对秘书人员的一个基本要求。秘书人员在与领导相处的过程中,应时刻表明对领导的尊重和服从,要处处维护领导的形象和尊严。一项工作在酝酿和决策过程中,秘书可向领导表明自己的观点和看法,一旦领导拍板决定,秘书应坚决维护,并带头会同相关部门共同贯彻落实。其次,在关键时刻向领导伸出援助之手。每个人都不是一帆风顺的,都会有不如意和不称心的时候,此时,人最需要得到别人的关心和帮助。当领导孤立无助时,作为领导身边的秘书人员如果也远离或回避他,他心里必定会更加感到难受,此时你若站出来替他说句公道话,或者出面替领导打个圆场,他内心定会非常感激你。此外,对领导微妙的脸色和情绪变化,秘书应有所注意,并主动接近问寒问暖,在他心灵最脆弱的时候给予必要的关心和安慰。

(四)服从领导,但不盲从

服从是秘书工作的基本职能,秘书工作本来就是为领导服务的,在部门中起到个上传下达的作用,秘书处在这个位置上,就像和领导拉套马车,按领导的意图前进。对领导者的意见,从分析中加深领会意图,增强执行信心。但服从并不是秘书工作的全部。美国通用公司原首席执行官斯隆曾经坦言公司成功的决策理念:没有反对意见不决策。因此我们说,一个合格的现代秘书必须能够反对。服从不等于盲从和不加分析的附和。对领导正确的意见要坚决执行,而对一些不正确的,以权谋私的点子和行为,不仅不能办,还需予以制止和劝说。

(五)加强与领导的交流和沟通

1、当面直陈是秘书与领导沟通的基本方式。

加强思想沟通和信息交流,才能相互理解,在工作中协调配合、同舟共济。由于秘书是领导的助手,经常与领导见面,如需进言,当面直接陈述是最佳方式。这样,既快捷方便,避免了中间环节,使意见不走样变形,也便于双向交流。

2、了解上司的性格特征和管理风格。

秘书要密切同上司的合作共事关系,做好辅助工作,必须研究相适应上司的特点。每个上司都有自己不同的工作方式和特点,对此,秘书要注意研究,扬其长,补其短。例如具有果断、干脆、负责作风的上司,有时会操之过急、考虑不周,秘书要及时提醒,或适当补充,避免决断失误;具有谨慎、过细作风的上司,要注意提醒不要过于谨慎,延时误事,造成损失;喜欢同秘书人员讨论问题的上司,要注意提供情况和工作建议,各种不同意见都应畅所欲言,知无不言,言无不尽;没有同秘书人员平等讨论习惯的上司,秘书人员要大量提供情况,提出经过论证的成熟意见,不要提不成熟的意见。总之应积极地补偿上司的弱点,这样才能有效地帮助上司,赢得信任,做好工作。

3、热情为上司服务。

一个称职的秘书为上司决策和工作提供服务,不能满足于低标准的被动接受,而应力求积极主动并有所创新或延伸,掌握为上司主动服务的艺术,做上司满意的创意型、智囊型助

4、在领导面前当一个忠实的听众。

认真聆听是尊重别人、重视别人的表现,不善于聆听就是不尊重别人、不重视别人。要想与人有较好的沟通和交流,必须学会并做到认真倾听对方谈话。作为秘书人员,在与领导交流时更应认真聆听领导讲话,因为领导的一些思想、观点和看法会有意或无意地流露表白出来,对你的思想必有启迪,对日后的工作必定会有很大帮助。当然,秘书人员在聆听领导谈话过程中,也不能一味地去听,应时不时点头示意或简略地表明自己的一些观点和看法,让领导感觉你是在认真听他讲话,对领导的一些重要讲话和要求还应做好记录,以显示对领导的尊重。

5、提建议要注意选择适当的场合。

提出建议时需注意不要当着建议涉及的单位和个人的面提出建议,因为在这种场合领导难于表态,有时甚至会使领导难堪。当建议未被采纳时,要多从自己方面找原因,不要产生怨气,更不要背后发牢骚。

(六)调整自己心态

秘书对上司要求的异议可以与上司沟通,也可以与公司人力资源部门甚至上司的上级沟通,绝对不能表现出不理智的行为,这要求秘书人员应具备良好的心态。上司与秘书属雇主与雇员,毕竟是一对矛盾,而且后者相对处于弱势地位,在一些工作问题的处理上感到不满、委屈的现象不可避免。秘书在与上司打交道、相处时,必须正确对待和妥善处理上司发脾气的问题。否则,要么会使上司小看你,要么激化矛盾,从而使双方遭受不应有的损失。秘书受到上司委屈的正确态度应该是:只要不是有意侮辱人格,或故意找岔子,就应该以忍让为上。即使是比较重大的事情,也应该等上司冷静下来之后再向其做出解释。要是秘书人员能在受到委屈后,依然主动向上司表示亲近,证明秘书是一个聪明、理智的人。这不是委曲求全,而是一种良好的素质修养。从这个意义上来说,服务意识不强,成就动机很高,或者是平素十分强势的人是成不了一位优秀的秘书人员的。

(七)保持一定距离

秘书与领导是工作关系,是上下级关系,但由于长期接触,秘书与领导关系非同一般,如邱吉尔在战局失利时面对秘书竟然像孩子一样嚎啕大哭。有些领导心中有什么烦恼不愿向家人讲,宁愿向秘书倾诉。即便如此,秘书不能认为自己和领导已经是亲密无间,有的秘书还想与领导称兄道弟,甚至搂肩搭背,以示亲热。其实秘书的这些想法和言行,会使领导心中产生不快,觉得有损他的尊严,又会让同事觉得你是在领导庇护下,狐假虎威,对你产生厌恶感。要知道,领导总是领导,秘书就是秘书,双方虽然工作关系密切,但毕竟身份地位不同。因此,秘书必须保持清醒头脑,时刻牢记与领导交往要把握一定分寸,保持一定距离。

(八)发生冲突后的处理方法

秘书作为领导重要的参谋和助手,在日常工作中,是与领导接触最多的人之一。在这种频繁的交往过程中,难免会因一些意见分歧产生摩擦,甚至转变为冲突。当发生冲突后,秘书应该以积极的姿态去努力化解。

1、引咎自责,主动退让。

冲突发生后,秘书要仔细想一想,是由于自己的错误还是领导的方法不妥造成了冲突。如果责任在自己一方,就应主动承担责任,不可推三阻四,强调客观,避重就轻。秘书要主动找领导承认错误,进行道歉和自我批评,并接受领导的批评,这样才能得到领导的谅解和尊重。如果主要责任在领导一方,只要不是原则性问题,作为秘书,就应多理解领导,把冲突的责任多往自己身上揽,给领导一个台阶下。这种以诚待人、与人为善的做法很容易打动领导,从而化干戈为玉帛。如果属于原则性问题,作为

一、秘书与领导的关系分析

(一)秘书与领导在人格地位上是平等的

秘书和领导的关系是建立在公民人格平等的基础上的。无论是领导使用秘书,还是秘书服务于领导,都不能违背公民的基础权利和义务,否则秘书和领导就会出现不正常的关系。例如,若把领导与秘书工作上的上下级关系搞成人身依附关系或领导将其秘书视为仆人,不尊重其人格和人身自由;秘书将其领导视为主人,把向人民负责向组织负责,向领导负责的一致性,变为对领导个人负责,无论是否违纪违法都惟命是从。这种人身依附关系,不仅不利于于工作和事业的发展,而且极有可能酿成大错,走向反面,造成极大的危害和损失。

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因此不管是领导还是秘书,都要尊重对方基本的公民权利,都要自觉帮助对方履行公民的义务,都要自觉抵制违法违纪的行为。

(二)秘书与领导在工作职能上的上下级主辅关系

秘书的工作主要是围绕领导的工作需要而展开,辅助与服务于领导工作,当好领导的参谋及助手,秘书在与领导相处时.要主动领会领导的意图。切记自己起的是辅助、参谋的作用,最后还是由领导作决定,不要形成喧宾夺主的印象。

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(三)秘书与领导在工作过程中具有主从性

在工作过程中,领导是处于主动地位,发起及推动整个工作的发展;秘书在其中处于被动地位,主要是辅助领导。秘书活动、秘书行为是领导意志的反映,是领导行为的补充和有效延伸。秘书必须以领导的意志为意志,在全部工作和活动中一丝不苟地贯彻落实领导的意志,充分反映领导的意图,这也是秘书人员的社会地位和工作职能所决定的。

(四)秘书与领导在工作上具有互补性

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1、知识结构的互补

现代管理要求领导具备广博的知识,但领导作为普通的人,自然总有智力、能力和知识上的欠缺,也因为如此才需要秘书。共同的工作内容要求秘书与领导有部分相同的知识结构,但绝不是全部相同,还要有不同侧重的知识面。秘书某方面的知识侧重点,将是领导这方面知识不足的补充。倘若秘书的知识结构、知识水准和领导完全相同,也就失去了自身存在的意义。所以在对秘书人员素质要求中,要求他们对工作中所涉及到的各种知识都能有所了解或掌握,尤其是要集中精力专攻领导工作确实需要、但领导却知之甚少或无暇顾及的知识,创造自己的知识优势,为知识补偿奠定基础。

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2、能力上的互补

由于领导和秘书的工作责任、工作重点有所不同,所以他们的能力结构也有所不同。一般来说领导的能力要比秘书强,但领导也并非全能者,在某些方面总会有所欠缺,需要秘书予以补偿。首先是写作能力的补偿。写作,特别是应用文的写作,这是秘书的看家本领,这往往能给予领导极大的帮助,以弥补领导在写作能力方面的欠缺。其次是办事能力的补偿。办事干练,井井有条,这是秘书必备的能力,也是秘书取得领导赏识的重要因素。再次是公关和协调能力的补偿。现代管理需要管理人员具备较高的公关能力和协调能力,然而有些领导往往无暇顾及或缺乏这两方面的能力,因此秘书人员应当掌握较高的公关能力和协调能力,理顺本单位内部上下级之间、部门之间以及本单位与外单位之间的各种关系,树立本单位良好的组织形象。