(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。 旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。 (2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。 如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。 (3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。 (4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。 旅行用品一览表 ·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票 ·笔记本 ·地址目录：电话、传真等号码 ·日历卡 ·世界各地时间表 ·国际电话号码表 ·文件夹 ·商业名片 ·声像材料 ·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 ·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡 ·相关档案 ·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍 ·日程表、约会安排表、时间表和计划表 ·护照、签证等 ·钢笔、铅笔 ·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子 ·图章和印泥盒 ·急救药盒 (5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息。而且经常旅行的人总是增加他们的个人保险金以获得毁坏、损失的赔偿。要准备随身携带的行李，有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。