一等秘书、二等秘书和三等秘书，在外交界以外的悉桥人听起来，会混同于政府首长身边的私人秘书，或者大公司企业总经理或董事长办公室里的小秘书，所以有时在外交活动中，有些主人会把和大使一起出席活动的使馆一等秘书或二等秘书作为大使的个人随从来安排。其实外交官系列中的“秘书”和文秘工作中的秘书并不一样，日本把外交官系列中的一、二、三等秘书称作书记官,一等书记官,二等书记官和三等书记官，这可能是一个比较好的叫法，因为有助于避免误解，它强调了这一级职务的官员身份，持有这一身份的人员是作为政府官员前去办理公态陆迹务的。
一般来讲，一等秘书是重要的业务级官员。在大中型使馆中，一等秘书往往负责重要的业务方面的事务，或者担任某个处室的负责人，对外办理一些政治性或事务性的交涉。小型使馆中一等秘书有时具有第二把手的身份。三等秘书更多地是从事事务性工作的官员，从事某个处室内的具体业务，单独对外交涉的机会就很少了，是年轻外交官晋升和学习中的一个重要台阶。二等秘书则是介于前述两者之间，在工作中显然要承担比三等秘书更重要的任务，对外交涉办理各种案件的次数和机会也要多一些。
需要指出的是，上面只是一般地就一、二、三等秘书级别的差别来谈的。实际工作中，由于地点环境不同，工作需要不同，个人能力不同，一、二、三等秘书工作中的责任和地位，并不绝对按一、二、三排列。在大型使馆里，拥有多名参赞，对外的政治涉有参赞就足以应付了，一等秘书不一定会被委以这一任务；而在小型使馆里，有时二等秘书可能要单独出席比一般事务涉重要得多的外交会晤。大国之间的重要外事活动场合，使馆的一等秘书也不一定会有机会露面；而在驻小国的使馆里，有时在与国家元首的会见中，三等秘书也可能有机会参与。
外交官衔有些类似于军队中的军衔,和所帆并任职务大致相应,却并非严格对称。军队里的职务有军长、师长、旅长、团长、营长、连长、排长；军衔则有上将、中将、少将、大校、上校、中校、少校和上尉、中尉、少尉。军衔和军职有大致的对应，却并不绝对一致。有少将师长，也有少将军长；有少校团长，也有上校团长。外交官的职衔和职务的对应程度更差。在中型使馆中，一般一等秘书会担任处室的负责人,而在大型使馆中,相当多的参赞也只是处室里的一般工作人员。