一、秘书需要具备哪些能力
董事会秘书应该具备这样几种能力：规划能力，组织能力，协调能力，公关能力，应急处置能力，口头表达能力，公文处理能力。
二、秘书要具备的能力是什么？
秘书有很多种，专门准备文字材料、报告、讲话的叫文字秘书，一般是政府和国有企业才有，本人就是文字秘书。也有负责领导出行、计划、会议、甚至起居的秘书，叫生活秘书或者叫行政秘书。
不同的秘书需要具备的能力也有所不同，但基本上以下几点都得具备
第一、多元化的能力。一名合格的秘书应具有一定的语言处理能力和计算机技能。
第二、组织能力。秘书应当是一个很好的组织者，既要为各种会议和活动做计划，又要安排落实，使计划顺利实施。
第三、沟通能力。秘书要善于和领导、同事打交道，善于协调机关内外部关系。
第四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别在办公技术方面，要跟上计算机应用的发展步伐。
第五、团队合作的能力。秘书要积极参加到实际项目中去，需要收集信息、督促团队努力工作。
三、秘书人员应具备哪些职业素质，其作用是什么？
管理者与秘书是组织内部的小型管理队伍的成员， 这两个成员之间必须相互配合，以避免浪费彼此的时间。 管理者与秘书之间必须定期地（至少半年一次） 探索自己的与对方的时间误区， 然后再共同研究跨越这类时间陷阱的对策。 当管理者的时间陷阱及秘书的时间误区经过上述的步骤寻找出来之后 ，管理者与秘书必须聚在一起分析两个人的时间误区之间的关系， 借以了解每一个人如何为对方制造时间陷阱， 以及了解将来应采取哪些措施，才能避免为对方制造时间陷阱。 除了采取上述方法探索及回避管理者与秘书之间的时间陷饼之外， 管理者应搞好对秘书的甄选及训练工作， 以确保秘书成为他管理队伍中的左右手。但是， 秘书应具备哪些素质与技能，才能成为管理队伍中的左右手呢？ 曾两度荣任“全美秘书协会”会长的露丝。 加里诺为管理者提供了她的评鉴尺度。 电话的使用本来旨在免除笔写、面谈、开会、 甚至在旅途奔波所引起的时间浪费， 但电话被普遍使用后却成为浪费时间的重要来源， 这是极具讽刺性的一件事。管理者不难发现， 有些管理者不但不能支配电话，反而为电话所支配。 究其原因不外是：第一、管理者事必躬亲以致来往电话特多；第二、 过分讲究客套而不自制；第三、缺乏结束谈话的技巧；第四、 担心对外来电话的有选择接听将冒犯来电者。 由上面第一个原因所引起的干扰的根本补救办法在于增加对部属的授 权；由后三个原因所引起的干扰，则可借管理者本身的自律、 谈话技巧的改进、以及秘书的协助而大量地予以消除。 现简介有关的要领如下： （l）外来电话秘书接听 外来电话应先由秘书接听， 以便确定其信息的重要程度及信息的适当承受人。 外来的电话大致可分为四类：第一类为误拨的电话—— 即指其它部门的人员更适宜接听的电话—— 这一类电话可由秘书拦截和疏导。 第二类为涉及管理者业务但可由秘书或其他部属代为处理的电话。 接到这一类电话时， 秘书应巧妙地建议由她本人或管理者以外的其他适当人员代为处理。 第三类为需要管理者亲自处理但并不紧迫的电话。 秘书可用类似这样的话语处理：“可不可以请他一有空即给您回复？ ”有些管理者甚至对非紧迫的电话一律采取事后回复的办法， 但这种做法是对是错则属于价值判断的问题。 不过令人感到奇怪的是，大多数人都同意正在动手术的医生、 授课中的教师、或正在审判案件的法官不应受到电话的骚扰。 但却只有极少数的人， 对埋头处理业务的管理者拒绝当场接听突如其来的电话保持谅解态度 。第四类为难以分辨重要性的电话。秘书接到这一类电话时可用“ 他正忙着，您是否要现在请他接听？” 之类的话语来分辨电话的重要性及采取适当的对策。 （2）打出去的电话应由秘书代拨 除非为了表示特别尊重受话者（如长辈或上司）， 否则先让秘书代拨电话。 亲自拨电话常会遭遇线路不通或受话者不在等情况， 这类时间的浪费是无可弥补的。
四、做秘书应该具备什么？
实话，做到让别人喜欢，性别的魅力是决定性的，在这一点上，男人和女人当然不同，工作场合和其他场合也当然不同，古龙曾经写过一本小说，叫《七种武器》，那好，现在让我们来看看办公室的男人、女人要让办公室同仁喜欢你，都需要什么武器？
■男人的武器
第一是温柔。在办公室里，除非你是可以无法无天的老板，那么你就要学学女孩子的温柔。温柔的含义有很多，比如你说话的语气的温柔要表现得有张有弛、轻柔、声音不能太大，哪怕在你发火的时候，都要切记先露出你的笑容；你走路的时候别大刀阔斧，慢一些，让别人都觉得你不急不躁；面对异性更要有一种体贴的成分。至少有九成以上的女人会欣赏男人的温柔，她们会因此获得对于你而言的安全感。
温柔要用得恰当，用过了就会女里女气，性别反调，更有甚者，还会给异性错误的暗示：他爱上我了？
第二是心细。你需要记住昨天和今天上级交给你的任务，要记住你的同事托你办的事情，要记住你的同事（尤其是女同事）的生日和他们喜欢吃的食物，要记住同事们什么时候加的班，要记住他们是什么时候成为你的同事的……心细注意别表现在嘴上，那样会让人以为你碎嘴唠叨，你只需要默默地记录，默默地在适当的时候表示一下，就行啦！
第三是仔细。你工作越做得仔细，就越能帮助其他同事减少负担，你的任务也完成得越完美。领导同事都挑不出你的错儿来，他们能不喜欢你吗？
第四是果断。果断的男人不同于武断的男人，武断说明你不听取别人的意见，果断说明你能够勇于担责任，有及时处理问题的能力，也说明你是块好的担当领导的料。
第五是主动。主动干活、主动工作的男人，从来都是女人心目中的好男人，也从来都是领导眼里可以放心任用的好职工。
第六是诚实。真正诚实的男人不是很多，因为男人好打赌好吹牛，打赌和吹牛的时候，诚实的程度就不值得相信了。你要想让你的同事喜欢你，你最好先做个好男人。
第七是大方和大度。别在意偶尔的请客，更别记着三年前谁曾经骂过你一句。不计较金钱和宽容的人非常容易引起同事的好感，他们会觉得和你在一起不累、塌实、很轻松，不会觉得你死板、不通世故。
■女人的武器
第一是漂亮。真的倾国倾城、艳惊四座的女人到底还是稀有动物，所以懂得这个道理的女人也当然懂得怎么改变自己、弥补自己的先天不足，变得天生丽质。用服装、用发型、用化妆品……当一切能用的家伙儿都齐全了之后，哪个女人不让男人目瞪口呆呢？漂亮不分年龄，每个阶段的女性都有她美丽的地方，知道自己的漂亮，学会使用自己的漂亮，天下便无坚不摧，无往不利---谁又喜欢邋遢的黄脸婆呢？
第二是关心。女人的关心是世界上最容易让人感动的事情之一，甭管她来自母亲、妻子、情人还是同事。你轻柔的一句关怀话，有时候能让被你关心的人记一辈子，信不信由你！
第三是镇定。女人天生不是镇定的动物，遇见什么都会大呼小叫。下回再想发出尖叫的时候，你就马上给自己一个巴掌，习惯了你就长记性了，时间再长了，镇定自然就产生了。到那时候，哪怕你吓得喘不过气来，别人也只当你胜似闲庭信步，都佩服你临危不惧的胆略，而觉得你本就是个与众不同的领袖人才。
第四是文静。你要像个假小子一样，成天在办公室里摔门撞桌子，谁能放心交代给你什么事？你当然也不能像旧社会的无聊妇女那样东家长西家短地传话，你要做得起码像半个淑女，学会用微笑来回答或中断你认为会影响集体团结的问题和话题。
第五是正统。你多爱笑不要紧，但你必须要做个正统的不叛逆的女性，在所有人的心目中，受过正统教育的女性不轻浮，不会让办公室成为风月场，大家知道你会规规矩矩地做事做人，不会担心你把办公室的小青年带坏了。
第六是自信。你应该懂得办公室不是男人的天下，你也应该知道你的权利和男同事是平等的，你更应该了解自己的能力不次于任何人，所以，你完全可以用充满自信的目光看待每一件事每一个人。
第七是健康。现在谁还喜欢像林黛玉那样的病美人？再说了，在工作场合，你成天一副痛苦相，别人看着也难受，还觉得你矫情，你不是给自己为难吗？其实，还有一种公用的最美丽的武器，那就是：快乐！快乐的含义无须多说，因为你明白，快乐是你从事所有事业的基础。