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论秘书个性与秘书工作

摘要: 当今社会, 对于秘书工作的重要性的认识是一致的。与些同时, 关于如何做好秘书及秘书工作进行了大量的研究, 大多的研究主要关注知识、能力及职业道德等智力因素素养对于做好秘书工作的重要性, 而很少考虑像个性这类非智力因素对于秘书工作成败的重要影响。本文将着重探讨秘书个性对于做好秘书工作影响, 并在于表明个性特征是决定秘书工作好坏及成败的重要因素, 秘书人员应培养自己良好、积极的个性, 以促进职业的成功和推动组织的发展。

关键词: 秘书; 秘书个性; 秘书工作

在当今社会, 人们对于秘书素养的考察, 往往更多地是着眼于政治思想素质和各项工作能力, 而忽视个性特点对于秘书工作的的影响和重要意义。殊不知, 一个具有良好政治思想素质和业务能力的秘书,如果没有良好的个性特点, 同样是无法做好秘书工作, 当然也就不会成为领导满意的秘书的。因此, 作为一个秘书应该完善自己的个性, 做到扬长避短, 优势互补, 从而使自己的性格有明确的针对性, 确保在工作时拥有一个更为广泛的选择余地。

从心理学角度讲, 个性是个体带有倾向性的、本质的、比较稳定的心理特征的总和, 其中包括气质、性格、能力等。它是在人体生理素质的基础上, 在一定的历史条件下, 通过结合实践活动形成和发展起来的。一个人的个性受其所处的环境的影响和制约, 不同的人有不同的个性。一个人的个性决定着他的志趣、爱好和气质。好的个性, 有利于个人的成长进步和事业的成功; 反之, 则不利于一个人的发展和人生价值的实现充分。正是因为如此, 秘书人员的个性对秘书工作的成效具有重要的意义。而且秘书作为辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的人员, 有他的重要任务: 为领导服务; 起参谋助手作用; 辅助领导决策; 处理日常事务; 协调人际关系等。这些任务本身就制约着秘书的个性特点, 也就是说秘书工作在很大程度上对秘书人员的个性有着特殊的要求。因此, 一方面我们要正确认识到秘书个性对于秘书工作的重要影响, 另外一方面从做好秘书工作, 提高秘书工作效率出发,我们要重视培养和发展自己良好的个性。

下面我们先从一则具体案例开始, 探讨秘书个性对于秘书工作的重要作用。案例的大体内容是这样的: 有一天, 所里的汤普森先生碰上了一件十分难办的案子, 他非常恼火。他的属下都知道, 凡是碰到这种情况, 他总爱拿下级出气。果然, 他责怪秘书把一份重要的文件弄丢了。面对同样这件事, 我们来看看三个秘书不同的处理方式。第一位秘书王小姐是一个很细心的人, 她知道这份文件夹不在她的抽屉里, 她查找了一下文件登记簿, 查找这份文件三周前已送到汤普森先生的办公室。但她一直不敢提及此事。任由汤普森先生指责她是所有雇员中最没有能力的秘书, 并且为自己心中的怨气感到内疚, 非常担心会因这件事情丢了工作。当然最后汤普森先生在他的文件里找到了那份文件, 并且发现自己错怪了王小姐。只是以后王小姐还是要时常忍受汤普森先生的指责。第二个秘书李小姐很自傲, 自信自己万事不求人, 因此当汤普森先生指责自己把文件弄丢了时, 她立刻为自己大声辩解,并开始顶撞汤普森先生。她告诉他, 从来没有见过像他这样缺乏组织能力的老板, 并且指出文件早已签发给他了。最重要的是她对他表示,她将不会代他受过, 也绝不会替他受过, 更不会受他的这份窝囊气。不用说, 汤普森一怒之下解雇了李小姐。第三个秘书刘小姐, 首先最重要的是在汤普森先生怒气冲冲地走进她的办公室时, 她表现得很冷静,接着对文件的丢失而感到着急。在彻底是查清了自己的文件后, 她十分肯定地告诉汤普森先生, 他早已取走了这份文件, 因此文件应该在他那里。当汤普森先生余怒未消时, 她以友善但坚决的口气告诉他, 她感到对她的指责是不公平的, 并建议如果停止双方这种毫无结果的谈话, 共同去汤普森那里找文件, 又方都会好过一些的, 并且双方都会感到满意的。通过对上面这个案例的简单分析我们可以看出, 面对同样一件事, 三个不同个性的秘书人员采取了三种不同的处事方式, 产生了三种截然不同的结果, 这充分表明了秘书个性对于秘书工作的重要影响。换句话说也就是秘书工作对于秘书个性具有特殊的要求, 不具备或者不重视个性培养的秘书是无法适应秘书工作的要求, 当然也就谈不上成为一名优秀的成功的秘书了。案例中不管是个性孤独、内向、无主见的王小姐还是过于自傲, 自信自己万事不求人的李小姐他们的例子和教训充分的表明了这一点。

通常而言, 人的个性分为二种: 内向型和外向型。内向个性的人往往比较沉默寡言, 不太愿意主动与人交流, 往往给人木讷、孤傲、难以接近的感觉, 但是这种人往往是内秀的( 现在许多IT 行业的技术高手就是这样的人) , 并且具有坚强的耐力, 不怕困难。性格外向的人一般主动热情, 性情随和, 左右逢源, 八面玲珑, 有很好的沟通能力, 很会做事情, 善于和各种人打交道。

秘书工作涉及面广, 工作繁杂, 不同的工作性质对于秘书人员的个性具有不同的要求。简而言之, 秘书人员要能够正确认识秘书的个性, 把握自己的个性, 并且根据自身工作的特殊要求, 将两种性格有效地结合起来, 并不断克服和改造自己个性中的不利影响, 这样工作起来才能更加游刃有余, 不断提高工作效率和服务质量。

具体说, 秘书人员要培养自己具备以下的积极个性: 其一, 开朗。开朗具体表现为具有乐观情绪饱满的情绪, 善于复杂接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言; 对同志的热情、关心和乐于助人; 遇到困难不垂头丧气, 而是有勇气战胜它。开朗能够给人以乐观,给人以勇气, 能团结大家共同奋斗。其二, 敏捷。思想敏捷, 对事物敏感, 易于接受, 善于分析。动作敏捷, 做事干净利落, 不拖泥带水, 不拖拉, 不推诿。笔头敏捷, 深思熟虑之后, 就下笔千言。其三, 稳健。遇事细心, 观察细致, 考虑周祥; 办事稳当, 不冒失从事, 也不敷衍了事; 待人稳重, 温和文雅, 既然不轻浮, 也不冷漠矜持; 遇到急事不慌张, 不会手足无措, 遇到危险临危不惧, 泰然自若, 从容处之, 给人一种可信任感。其四, 坚毅。做事要有百折不回和坚持到底的勇气和毅力。工作中遇到阻力、刁难时, 要敢于坚持自己正确的作法, 在遇到困难、挫折要勇于面对和克服困难, 推动工作向前发展。。其五, 幽默。既要有幽默感, 但不是开低俗的玩笑, 也不是对别人的冷嘲热讽。幽默既可以使自己开心、轻松, 也可以让别人愉快; 幽默可以使紧张的气氛变得轻松,也可以帮助人们走出尴尬的境地。其六, 自制。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。特别是在某些特殊情况下, 比如与别人发生争论、受到他人挖苦讽刺、或者被他人冤枉受到委屈的情况下, 更要学会控制自己的情绪, 防止做出不理智的行为, 产生不良的后果。

以上分析所得出的结论是秘书人员应该培养和发展自身良好和成功的个性。鉴于秘书工作的性质和特点, 秘书人员在培养和发展自身良好个性的同时, 首先要注意处理好两个方面的关系: 一是个性与角色的关系。也就是说, 要明确秘书个性发展与秘书角色需要之间的配合问题。秘书作为领导的助手, 决定了工作具有从属性、参谋性、服务性的本质属性。这些特点决定了秘书的全部工作要服务于领导工作的需要, 围绕领导工作而展开。这就要求秘书人员在追求个性发展和完善的过程中, 切不可过分表现自我, 要时时处处尊重领导和维护领导的威信。二是个性发展与集体利益之间的关系。换句话说, 就是秘书要处理好个人利益与集体利益的问题。作为个体, 每个人都有维护和发展自己利益的需要; 作为社会成员, 每个人又都有维护共同利益的需要。前者即是个人利益, 后者即是集体利益。但是个人利益只有在实现集体利益基础上才能真正实现。为此, 秘书人员在发展自己个性时,必须考虑社会的需要, 必须考虑集体的利益, 必须考虑社会成员的接受程度。如果只凭个人情绪行事, 只顾及自身利益, 就会导致个人的挫折甚至失败。

其次, 秘书人员要在工作当中, 通过不断地学习和实践锻炼有意识地去培养自己积极的个性特征, 使自己接受各个方面的考验和训练, 具备良好的个性, 以适应秘书工作的需要, 更好地为领导服务, 为组织发展服务。

参考文献

[ 1] 《秘书学》, 陈合宜, 暨南大学出版社.

[ 2] 《秘书学》, 袁维国等, 高等教育出版社.

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